Компанийн дүрэм, баримт бичгийг хадгалах үүрэг ба хувьцаа эзэмшигчийн танилцах эрх

Компани нь өөрийн дүрэм болон үйл ажиллагааны холбогдох бүх баримт бичгийг зохих газарт хадгалж, хувьцаа эзэмшигчийг тэдгээртэй чөлөөтэй танилцах, хуулбарлан авах бололцоогоор хангах хуулийн хатуу үүрэг хүлээдэг.

Хувьцаа эзэмшигч болон гүйцэтгэх удирдлагын хооронд үүсдэг маргааны дийлэнх нь компанийн санхүүгийн үнэн бодит байдал, дүрэмд орсон өөрчлөлт, удирдлагын шийдвэрийг нуун дарагдуулснаас үүдэлтэй байдаг. Бизнесийн хөрөнгө оруулагч, хувьцаа эзэмшигч хүн өөрийн хөрөнгө хэрхэн захиран зарцуулагдаж буйг хянахын тулд хуулиар олгогдсон эрх, компанийн хүлээх үүргийг сайтар мэдэж байх нь эрсдэлээс хамгаалах гол үндэс юм.

Баримттай танилцах эрх нь хуульд нийтэд мэдээлэхийг хориглосон мэдээллийн хязгаарлалтыг үгүйсгэхгүй. 97.2-т заасан баримт, 98.2-т заасан танилцах болон үнэ төлбөртэй хуулбар авах журмыг ялгана.

Компанийн дүрэм нь хуулийн этгээдийг үүсгэн байгуулах үндсэн баримт бичиг болох тухай Компанийн тухай /шинэчилсэн найруулга/, 16-д тусгайлан заасан байдаг. Үүний зэрэгцээ хувьцаа эзэмшигчийн шаардлагаар компанийн дүрэм, түүнд орсон нэмэлт, өөрчлөлтийг танилцуулах үүргийг компанид хуулиар шууд хүлээлгэсэн байдаг.

1. Хадгалах баримт бичгийн жагсаалт ба хадгалах хугацаа

Компанийн тухай /шинэчилсэн найруулга/, 97-ийн 97.1 дэх хэсэгт зааснаар компани дараах баримт бичгийг заавал хадгална:

• Компанийн дүрэм, түүнд орсон нэмэлт, өөрчлөлт, үүсгэн байгуулагчдын хурлын шийдвэр;
• Хувьцаа эзэмшигчдийн хурал, төлөөлөн удирдах зөвлөл (ТУЗ), гүйцэтгэх удирдлагаас баталсан дотоод баримт бичиг, хурлын тэмдэглэл, тушаал, шийдвэр;
• Санхүүгийн болон үйл ажиллагааны тайлан, аудитын дүгнэлт;
• Анхан шатны болон нягтлан бодох бүртгэлийн бүх баримт бичиг;
• Эд хөрөнгө болон эд хөрөнгийн эрхийг нотлох баримтууд;
• Хувьцаа эзэмшигчдийн болон нэгдмэл сонирхолтой этгээдийн нэрсийн жагсаалт.

Хадгалах хугацааны хувьд:

1. Байнга хадгалах: Компани нь өөрийн дүрэм, түүнд оруулсан нэмэлт, өөрчлөлтийг байнга хадгална.
2. 5 жилийн хугацаатай хадгалах: Дүрмээс бусад баримт бичгийг 5 жилийн хугацаагаар хадгалах бөгөөд энэ хугацаа дууссаны дараа байгууллагын архивт шилжүүлнэ.

2. Баримт бичгийг хадгалах газар ба хариуцах этгээд

Компанийн тухай /шинэчилсэн найруулга/, 97-ийн 97.5, 97.6-д зааснаар баримт бичгийг хадгалах, хувьцаа эзэмшигчид танилцуулах, архивт шилжүүлэх ажиллагааг:

• ТУЗ-ийн нарийн бичгийн дарга (ТУЗ-гүй бол гүйцэтгэх удирдлагын холбогдох албан тушаалтан) хариуцан гүйцэтгэнэ. ТУЗ-ийн нарийн бичгийн даргын хүлээх чиг үүргийг Компанийн тухай /шинэчилсэн найруулга/, 82-оор тодорхой зохицуулсан.
• Баримт бичгийг компанийн өөрийн үйл ажиллагаа эрхлэн явуулах газар буюу хувьцаа эзэмшигчдийн мэдэх, тэдний нэвтрэх боломж бүхий газарт хадгална.

3. Хувьцаа эзэмшигчийн танилцах, хуулбарлан авах эрх

Хувьцаа эзэмшигчийн мэдээлэл авах үндсэн эрхийг Компанийн тухай /шинэчилсэн найруулга/, 98-д нарийвчлан тусгасан:

• Баримт бичигтэй танилцах эрх: Анхан шатны болон нягтлан бодох бүртгэл, гүйцэтгэх удирдлагын хурлын тэмдэглэл, тушаал, шийдвэр болон хуулиар хориглосноос бусад баримт бичигтэй танилцах, тэдгээрийг үнэ төлбөртэй хуулбарлан авах эрхтэй.
• Бүртгэл гаргуулах эрх: Энгийн хувьцаа эзэмшигч нь бусад хувьцаа эзэмшигчдийн нэр, оршин суугаа хаяг, эзэмшлийн хувьцааны тоог тусгасан бүртгэлийг гаргуулахаар шаардах эрхтэй бөгөөд компани энэхүү шаардлагыг ажлын 5 өдрийн дотор гаргаж өгөх үүрэг хүлээнэ.
• Хувьцаа эзэмшигчдийн хурлын үеэр: Хурал зарласан өдрөөс эхлэн санхүүгийн тайлан, аудитын дүгнэлт, сонирхлын зөрчилтэй хэлцлийн тайлантай бүрэн танилцах эрх нээгддэг (Компанийн тухай /шинэчилсэн найруулга/, 65).

4. Үүргээ биелүүлээгүй албан тушаалтанд хүлээлгэх хариуцлага

Хэрэв удирдлага баримт бичгийг хадгалаагүй, нуун дарагдуулсан, хувьцаа эзэмшигчид танилцуулаагүй бол:

1. Хохирол нөхөн төлөх хариуцлага: Компанийн тухай /шинэчилсэн найруулга/, 85-ийн 85.2.4, 85.2.5-д зааснаар эрх бүхий албан тушаалтан нь мэдээлэл өгөх үүргээ биелүүлээгүй, баримт бичгийг хадгалаагүйгээс учирсан хохирлыг өөрийн хөрөнгөөр нөхөн төлнө.
2. Зөрчлийн хариуцлага: Зөрчлийн тухай /шинэчилсэн найруулга/, 10.11-ийн 2.17-2.20 дахь хэсэгт зааснаар баримт бичиг хадгалах үүргээ биелүүлээгүй, танилцуулаагүй, нэвтрэх боломж бүхий газарт хадгалаагүй албан тушаалтныг хоёр мянган нэгж (2,000,000 төгрөг), тус заалтад хамаарах хувьцаат компанийг хорин мянган нэгж (20,000,000 төгрөг)-ээр торгоно. Хариуцагчийн төрөл, зөрчлийн бүрэлдэхүүнийг тухайн тохиолдолд тусад нь тогтооно.

Хувьцаа эзэмшигч компанийн дүрэм, санхүүгийн болон бусад баримт бичигтэй танилцахын тулд дараах хууль ёсны алхмуудыг хэрэгжүүлнэ:

Хувьцаа эзэмшигчийн мэдээлэл авах эрх зөрчигдсөн маргааныг шүүхээр шийдвэрлэхэд дараах гол асуудлуудыг анхаарч үздэг:

1. Албан ёсны хүсэлт гаргасан баримт: Хувьцаа эзэмшигч нь компанид бичгээр хандсан, уг албан бичгийг удирдлага хүлээн авсан болохыг нотлох баримт (шуудангийн баримт, тамга тэмдэгтэй хувь) шүүхэд зайлшгүй шаардагддаг.
2. Баримтыг зааглах: Анхан шатны нягтлан бодох бүртгэл болон удирдлагын шийдвэртэй танилцах эрх нээлттэй боловч хуулиар тусгайлан хориглосон хувь хүний нууц, хуулийн этгээдийн нууцад хамаарах баримтыг зөв тодорхойлох нь чухал.
3. Хохирол шаардах эрх: Мэдээллийг хугацаа хожимдуулж өгсөн, эсхүл огт өгөөгүйгээс болж хувьцаа эзэмшигчийн эрх ашиг хөндөгдсөн бол компанийн гүйцэтгэх удирдлага, албан тушаалтнаас хохирлыг хувийн хөрөнгөөр нь гаргуулахаар шаардах боломж хуулиар хамгаалагдсан байдаг.

• Компанийн өрийг хувьцаа эзэмшигч хувийн хөрөнгөөр хариуцах нөхцөл
• Компани шилжүүлэх: Хувьцаа худалдахаас эхлээд нэгтгэх хүртэлх бүх үйл явц
• Хувьцаа эзэмшигчийн саналын эрх болон ногдол ашгийн маргааныг шийдвэрлэх нь